Mira cómo un operador logístico ordena tres almacenes con una sola hoja de servicio
Operador logístico con tres almacenes, depósito aduanero y servicio de picking, cerca de cien trabajadores y cuentas de agroindustria y consumo masivo.
- 01El reto
Cada operación dejaba rastro en varios lugares a la vez: el ticket de pesaje en balanza, la hoja de servicio en papel, el acta que el jefe de almacén volvía a digitar para el cliente y una liquidación que se armaba a fin de mes cruzando Excel por cuenta. Los servicios adicionales —montacarga, cuadrillas, film, horas extra— se registraban tarde o con tarifas distintas a las pactadas, y separar lo ejecutado con recurso propio de lo tercerizado era un trabajo aparte. El cliente llamaba para saber cómo iba su carga; la gerencia entraba módulo por módulo para saber cómo iba el almacén.
- 02Lo que diseñamos
Diseñamos un sistema a medida sobre su flujo real, con una sola pieza al centro: la Hoja de Servicio digital. El almacenero la genera desde el celular eligiendo los servicios ya pactados en el tarifario de cada cuenta; de esa misma hoja salen el acta con fotos, la trazabilidad que el cliente sigue por WhatsApp, la liquidación de servicios y la de proveedores, y recién lo aprobado pasa a facturación. Quince módulos en cinco áreas, cada uno con tres vistas: la del operativo que registra, la del cliente que consulta y la de gerencia que decide dónde intervenir primero.
El flujo que sigue el diseño
- 01Planificar
- 02Ingreso y pesaje
- 03Recepción o despacho
- 04Servicios adicionales
- 05Liquidar y facturar
Alcance · 15 módulos en 5 áreas
Administración
- Panel de gerenciaHojas de servicio, actas, ocupación, liquidaciones y facturación de los tres almacenes en una sola vista.
- Cuentas y tarifarioServicios contratados, tarifas y contratos por cliente; el operativo solo elige lo ya pactado.
- Usuarios y permisos por rolCada rol registra solo lo suyo y ve solo lo que le toca; queda quién hizo cada operación.
- ProveedoresCuadrillas, transporte y montacarga de terceros con su tarifa; propio o tercero se marca al registrar.
Portal del cliente
- Portal de citasCupos reales por almacén, reserva con documentos validados y vista interna de la carga programada.
- TrazabilidadCada hito con aviso por WhatsApp; liquidación y comprobante a la mano cuando se factura.
Almacén
- Gestión integral de almacénUbicaciones, reglas de almacenaje por cuenta y SKU, maestro de artículos y trazabilidad.
- Operaciones internasTransferencias entre almacenes, conteos cíclicos, mermas y consumo de insumos propios.
- Reportes y analíticaStock por pallet y fecha, ocupación, rotación y vencimientos sin Excel manual.
Operaciones
- RecepciónHoja de servicio desde el celular, pesaje y ubicación; el acta con fotos sale de los mismos datos.
- DespachoAutorización, pesaje de salida y carga; acta de despacho con evidencia de la estiba.
- Servicios adicionalesMontacarga, film, embalaje u horas extra registrados al momento, marcados propio o tercero.
Liquidaciones
- Liquidación de proveedoresLo marcado como tercero se valoriza solo con la tarifa del proveedor, atado a su operación.
- Liquidación de serviciosConsolida el periodo por cliente y pasa por revisión antes de quedar en firme.
- Facturación y cobranzasSolo lo aprobado se factura; indicadores de liquidado por facturar y ventas del periodo.
Lo que cambia